Werkordersoftware waarin je ziet wie een klus doet, wanneer en tegen welke kosten

Elke klus komt vanzelf bij de juiste persoon

Je legt één keer vast wie elk verzoek op elke locatie oppakt, binnen en buiten kantooruren. Daarna gaan nieuwe tickets meteen daarheen, en niemand is de ochtend kwijt aan klussen verdelen vanuit een inbox.

Een ticket kan naar je dienstverlener gaan, naar een team of naar één gebruiker. Je ziet wie het vanaf kantoor afhandelt en wie ter plaatse het werk doet, en op de tijdlijn zie je elke overdracht. Hoe je de lijst met verzoeken in de woorden van je eigen organisatie opzet, lees je op onze pagina over het ticketsysteem.

Je weet wanneer er iemand langskomt

De operator accepteert het ticket en kiest een datum voor het bezoek. Bij aankomst checkt de operator in en na afloop weer uit, en elke stap komt op de tijdlijn van het ticket.

Wie het ticket heeft aangemaakt, volgt het vanaf het begin en krijgt elke stap in de app en per mail binnen. De telefoontjes met ‘is er al nieuws?’ houden vanzelf op.

Elke termijn staat op het ticket

Elke prioriteit heeft eigen termijnen voor wanneer iemand de klus accepteert, ter plaatse is en hem afrondt. fam. rekent ze voor je uit, binnen de openingstijden van de locatie of de klok rond, en de klok staat stil zolang een ticket in de wacht staat.

Kies de prioriteit op een ticket en je ziet wanneer elke termijn afloopt en of die is gehaald. Een ticket met de prioriteit Noodgeval gaat voor alles wat dringend is, en dringende tickets die nog niemand heeft opgepakt, staan samen op één pagina. Waarom het loont om die drie termijnen apart te houden, lees je in ons artikel over wat een SLA belooft (in het Engels).

Kosten boven budget wachten op jouw goedkeuring

Kost een klus geld, dan voegt de operator een kostenpost toe aan het ticket of koppelt er een offerte aan, en kiest wie die goedkeurt. Die persoon hoort het meteen, en een kostenpost die binnen het budget van het ticket past, is meteen goedgekeurd.

Tijdens het werk zie je op het ticket de huidige kosten en het resterende budget. Zodra de eindkosten zijn bevestigd, kan niemand er nog een kostenpost aan toevoegen.

Voor de maandafsluiting zet de tabelweergave arbeid, materiaal, reiskosten en de andere onderdelen van elke kostenpost en offerte naast elkaar, met de totalen. Kies de asset op het ticket, dan tellen de goedgekeurde kosten mee voor die asset. Op onze pagina over CAFM-software zie je hoe fam. je laat weten wanneer het onderhoud van een asset te dicht bij de prijs van een nieuwe komt.

Je ziet hoe elke klus is gegaan

Heeft het verzoek een checklist voor het einde van de klus, dan vult de operator die in bij het uitchecken, en de antwoorden blijven op het ticket staan. Metingen en foto's liggen klaar voor wie ze de volgende keer nodig heeft. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over checklists (in het Engels).

Is het werk bevestigd, dan beoordeelt de aanvrager het met sterren en een zin over waarom. Na een paar maanden zie je welke klussen goed gaan en waar iets moet veranderen.

Terugkerend werk staat in de agenda voordat iemand erom vraagt

Maandelijkse inspecties en onderhoudsbeurten per kwartaal zijn geplande tickets. Een beheerder stelt er één keer een in, en fam. maakt de bezoeken volgens schema aan, met de persoon of het team dat ze uitvoert en de checklist voor de klus. Elk bezoek heeft een eigen budget, en moet er één verschuiven, dan blijven de andere staan.

Meer daarover lees je in ons artikel over preventief onderhoud (in het Engels). Gaat er tussen twee bezoeken iets kapot, dan zie je op onze pagina over storingsmeldingen hoe de storing bij je terechtkomt.

Wat kost werkordersoftware?

Beheerders en Operators hebben elk een betaalde plek in het Operations-plan, want zij beheren het systeem en doen het werk. Aanvrager-plekken zijn gratis, voor zoveel gebruikers als je hebt.

Er zijn geen opstartkosten en je zit nergens aan vast. Je kunt opzeggen aan het eind van elke factuurperiode. De bedragen vind je op de prijzenpagina.