CMMS a CAFM: który system jest potrzebny Twojemu zespołowi?

Kiedy szukasz oprogramowania do utrzymania ruchu, wracają dwa skróty, często na tej samej stronie. Mają ze sobą dużo wspólnego, więc większość porównań kończy się na „to zależy”. Rzeczywiście zależy, głównie od dwóch rzeczy: kto prosi o pracę i co musisz wiedzieć, kiedy jest już zrobiona.

Co robi CMMS

CMMS to skrót od computerized maintenance management system, czyli komputerowego systemu zarządzania utrzymaniem ruchu. Jego centrum jest sprzęt: rejestr sprzętu, zlecenia serwisowe przy każdym z nich, harmonogram przeglądów i historia, która zbiera się latami.

Wiele z nich prowadzi też magazyn części zamiennych i otwiera zlecenie, gdy licznik dojdzie do określonej wartości, na przykład motogodzin pompy. Głównym użytkownikiem jest zespół utrzymania ruchu. To on zapisuje pracę i ją zamyka, a harmonogram pokazuje, co czeka dalej.

To dobrze pasuje do kotłowni albo linii produkcyjnej, gdzie prawie każda praca zaczyna się od tego, że ktoś z zespołu utrzymania ruchu coś zauważy.

Co dodaje system CAFM

CAFM to skrót od computer-aided facility management, czyli komputerowego wspomagania zarządzania nieruchomościami. Obejmuje to samo utrzymanie ruchu, a do tego całą resztę tego, co dzieje się w Twoich lokalizacjach. Czyli zgłoszenia od wszystkich, którzy tam pracują, piętra i strefy, w których odbywa się praca, firmy serwisowe, które ją wykonują, rezerwacje i to, ile kosztuje każda lokalizacja.

Największa różnica to to, kto z niego korzysta. W CMMS pracę zapisuje zespół utrzymania ruchu. W systemie CAFM o pracę może poprosić każdy w danej lokalizacji: recepcja, kierownik sklepu, odwiedzający, który skanuje kod na ścianie. Więcej o tym, jak to wygląda, przeczytasz na stronie o systemie CAFM.

Gdzie się pokrywają

Oba mają zlecenia serwisowe, przeglądy okresowe i rejestr sprzętu, dlatego granica wydaje się rozmyta. CMMS, w którym każdy może poprosić o pracę, zaczyna przypominać CAFM. System CAFM z dobrym rejestrem sprzętu robi większość tego, co CMMS.

Dlatego nazwa na pudełku znaczy mniej niż to, jak odpowiesz na pytania poniżej.

Pięć pytań, które rozstrzygają sprawę

Kto prosi o pracę? Jeśli tylko Twój zespół utrzymania ruchu, CMMS wystarczy. Jeśli każdy w Twoich lokalizacjach, a nie chcesz płacić za stanowisko dla każdego z nich, szukasz systemu CAFM.

Kto wykonuje pracę? Jeśli część robią zewnętrzne firmy serwisowe, muszą widzieć swoje zlecenia, akceptować je i dodawać koszty w tym samym systemie co Twój zespół. Inaczej wracasz do przekazywania maili.

Czy ma znaczenie, gdzie odbywa się praca? Pracę łatwiej zaplanować, kiedy sprzęt jest przypięty do planu piętra dokładnie w tym miejscu, w którym stoi, a nie tylko wpisany do rejestru.

Czy ktoś coś rezerwuje? Rezerwacje i utrzymanie ruchu korzystają z tego samego sprzętu i tych samych stref. Jeśli prowadzisz je w dwóch systemach, prędzej czy później ktoś zarezerwuje strefę zamkniętą na czas naprawy.

O co zapyta księgowość? Z CMMS dowiesz się, ile kosztowało utrzymanie sprzętu. Z systemu CAFM dowiesz się też, ile w tym roku kosztowała cała lokalizacja, ze wszystkimi sprzętami, firmami serwisowymi i pracami.

Jeśli większość odpowiedzi wskazuje tylko na zespół utrzymania ruchu, przyjrzyj się CMMS. Jeśli wskazują na całą organizację, przyjrzyj się systemom CAFM.

Gdzie w tym wszystkim jest fam.

fam. to system CAFM, który robi też to, czego zespół przyzwyczajony do CMMS oczekuje od utrzymania ruchu.

Przeglądy okresowe prowadzisz na planowanych tiketach. Każdą powtarzalną pracę ustawiasz raz: sprzęt, zadanie i to, jak często się je wykonuje. Każda wizyta od razu trafia do kalendarza, razem z osobą, która ją wykonuje, checklistą do wypełnienia i budżetem, który można wydać bez czekania na zatwierdzenie.

Kiedy ktoś tworzy tiket i zaznacza, że sprzęt przestał działać, przestój liczy się od tej chwili, aż sprzęt zostanie oznaczony jako sprawny. Każdy sprzęt pokazuje swój całkowity przestój i każdy raz, kiedy stanął, a w kokpicie zobaczysz, które sprzęty stały najdłużej.

Każdy zatwierdzony koszt na tikecie trafia do jego sprzętu. fam. liczy wartość księgową każdego sprzętu z ceny zakupu, daty oddania do użytku i okresu użytkowania. Ustal, ile może kosztować rok utrzymania jako część kosztu wymiany, a fam. wskaże każdy sprzęt powyżej tego progu, więc wymiana trafi do przyszłorocznego budżetu.

A potem jest wszystko, czego CMMS nie obejmuje. Stanowiska Zgłaszającego są darmowe, więc każdy w Twojej organizacji może poprosić o pracę bez zajmowania płatnego stanowiska. Powieś kod QR z linku dla odwiedzających w lokalizacji, przy sprzęcie albo w strefie, a ktoś bez konta zeskanuje go i od razu utworzy tiket. Ty decydujesz, czy takie tikety czekają na akceptację, czy od razu trafiają do pracy.

Każde zgłoszenie trafia do organizacji, zespołu albo osoby, zależnie od lokalizacji i od tego, czy to godziny pracy. Wgraj plan piętra, zaznacz na nim strefy i przypnij każdy sprzęt dokładnie tam, gdzie jest. Rezerwacje to dodatek, który korzysta z tego samego sprzętu i tych samych stref.

Połączony z systemami, które już masz

Odczyty liczników i części zamienne często są w systemach, z których już korzystasz. Przez API fam. mogą one tworzyć tiket na właściwym sprzęcie, na przykład kiedy pompa przekroczy swoje motogodziny, a fam. wysyła do nich webhook, gdy tylko tiket powstanie albo się zmieni. Wszystkie endpointy znajdziesz w dokumentacji API.