System CAFM, z którego skorzysta cała organizacja

CAFM to skrót od computer-aided facility management, czyli komputerowego wspomagania zarządzania nieruchomościami. To oprogramowanie, w którym prowadzisz pracę w swoich lokalizacjach, sprzęt, którego ta praca dotyczy, i to, ile to wszystko kosztuje. fam. to system CAFM dla zespołów, którym wspólna skrzynka mailowa i arkusz już nie wystarczają.

Pewnie znasz taki tydzień. O przecieku ktoś pisze mailem, ktoś inny dzwoni, a naprawiają go dwa razy, bo usłyszały o nim dwie osoby. Przegląd kotła, który wszyscy mieli umówić na jesień, wraca w lutym, kiedy kocioł staje. A kiedy księgowość pyta, ile w tym roku kosztowała kotłownia, odpowiedź jest w pięciu miejscach i żadne z nich się nie zgadza.

W fam. każda z tych spraw staje się jednym tiketem, który otwierają wszyscy zainteresowani, i zawsze widać na nim, kto się nią zajmuje.

Każde zgłoszenie trafia do właściwej osoby

Każdy w organizacji może poprosić o pracę i nie zajmie to żadnego płatnego stanowiska. Stanowiska Zgłaszającego są darmowe i bez limitu, więc recepcja, kierownicy sklepów i ochrona na nocnej zmianie utworzą zgłoszenie w minutę. Zaczynają od lokalizacji, sprzętu albo samego zgłoszenia, fam. pyta tylko o to, czego brakuje, a zdjęcie można dołączyć od razu.

Dla każdego zgłoszenia w każdej lokalizacji ustalasz, kto się nim zajmuje w godzinach pracy, a kto poza nimi. Nowy tiket trafia prosto do tej osoby, zespołu albo wykonawcy, więc nikt nie zaczyna dnia od rozdzielania maili. Co widzi osoba, która prosiła, aż do końca pracy, przeczytasz na stronie o systemie zgłoszeń.

Tiket można przypisać organizacji, na przykład firmie serwisowej, albo od razu zespołowi lub osobie. Widać na nim też operatora biurowego lub zespół, który go prowadzi, i operatora terenowego lub zespół, który pracuje na miejscu. Każdy, kto go otworzy, wie więc, kto się nim teraz zajmuje.

Priorytet tiketu wyznacza terminy akceptacji, pierwszej wizyty i zakończenia. Kliknij priorytet, a zobaczysz, kiedy mija każdy termin i czy został dotrzymany, więc comiesięczne spotkanie zaczyna się od faktów, a nie od wspomnień.

Przeglądy okresowe, które nie przepadają

Przeglądy okresowe zwykle zaczynają rok w arkuszu, a kończą go w czyjejś pamięci. Serwis agregatu chłodniczego przesuwa się na czas po sezonie. Osoba, która pilnowała testów alarmu pożarowego, idzie na urlop. A potem audytor prosi o dokumentację.

W fam. każdą powtarzalną pracę ustawiasz raz: sprzęt, zadanie i to, jak często się je wykonuje. Każdy planowany tiket od razu wpisuje wszystkie swoje wizyty do kalendarza, razem z osobą albo zespołem, który je wykonuje. Każda wizyta ma checklistę do wypełnienia i budżet, który można wydać na to, co wyjdzie na miejscu, bez czekania na zatwierdzenie.

Jeśli jedną wizytę trzeba przesunąć, przesuwasz tylko ją, a reszta roku zostaje na swoim miejscu. Na koniec masz zapis każdej wizyty: kto był na miejscu, kiedy i co zapisał. Właśnie o to prosił audytor.

Checklisty, które za rok nadal coś znaczą

Wpis „kocioł sprawdzony” nikomu nie pomoże za dwanaście miesięcy. Checklista w fam. zadaje pytania, na które chcesz znać odpowiedź, w sekcjach, z punktacją i progiem zaliczenia. Może też zapytać, którego sprzętu dotyczy, a osoba, która ją wypełnia, wybiera go z Twojej listy.

Otwórz zeszłoroczną wizytę, a zobaczysz dokładnie, co wtedy zmierzono. Więcej w artykule jak działają checklisty (po angielsku).

Naprawić czy wymienić? Zdecydujesz na podstawie liczb

Wybierz sprzęt na tikecie albo planowanym tikecie, a każdy zatwierdzony koszt trafi do tego sprzętu. Zobaczysz, ile każdy z nich dotąd kosztował. fam. liczy też jego wartość księgową z ceny zakupu, daty oddania do użytku i okresu użytkowania.

Ty ustalasz, ile może kosztować rok utrzymania jako część kosztu wymiany. fam. wskazuje sprzęt powyżej tego progu i daje znać osobom odpowiedzialnym, w aplikacji albo mailem. Wymiana trafia wtedy do przyszłorocznego budżetu, a nie do awaryjnego wezwania serwisu.

Zawsze wiesz też, gdzie stoi każdy sprzęt. Wgraj plan piętra, zaznacz na nim strefy i przypnij sprzęt tam, gdzie naprawdę stoi.

Rezerwacje w tym samym systemie co praca

Jeśli w Twoich lokalizacjach ludzie coś rezerwują, mogą to robić w fam. Twoja organizacja decyduje, co można rezerwować, kto może to robić, z jakim wyprzedzeniem i na jak długo. Rezerwacja może wymagać zatwierdzenia, a jeśli wymaga potwierdzenia obecności i nikt się nie pojawi, zwalnia się sama.

Dla zespołów w wielu lokalizacjach i językach

W fam. liczba lokalizacji, tiketów i planowanych tiketów nie jest ograniczona. System działa w dziesięciu językach, a każdy tiket, planowany tiket i koszt można przetłumaczyć na ponad 130 języków razem z komentarzami. Zespół w Warszawie i wykonawca w Wiedniu czytają ten sam tiket, każdy w swoim języku.

Twoja baza danych, pliki i wysyłane maile zostają w UE, na AWS we Frankfurcie. Kilka innych usług, z których korzystamy, na przykład tłumaczenia i płatności, znajdziesz na naszej stronie o bezpieczeństwie. Na naszej stronie i w aplikacji nie ma śledzenia ani reklam.

Ile kosztuje system CAFM?

fam. ma jeden plan Operations. Administratorzy zarządzają systemem, a Operatorzy wykonują pracę, każdy na płatnym stanowisku. Stanowiska Zgłaszającego są darmowe na zawsze, dla tylu osób, ilu potrzebujesz.

Nie ma opłaty za wdrożenie ani zobowiązań, a zrezygnować możesz na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Rezerwacje to dodatek do planu Operations, rozliczany za każdy sprzęt albo strefę, które można rezerwować. Ceny znajdziesz w cenniku.